De 5 veelgemaakte fouten bij het beheren van een wagenpark

Een goed georganiseerd wagenpark is onmisbaar voor ieder bedrijf dat afhankelijk is van voertuigen. Toch zien we vaak dat wagenparkbeheerders onnodige kosten maken of inefficiënt werken door enkele veelvoorkomende fouten. In dit artikel ontdek je de 5 grootste valkuilen én hoe je ze voorkomt.

1. Geen grip op ritregistratie

Veel bedrijven houden ritten nog handmatig bij of vertrouwen op losse Excel-bestanden. Dit leidt vaak tot fouten, ontbrekende gegevens en frustratie bij de administratie. Daarnaast voldoet een handmatige registratie lang niet altijd aan de strikte eisen van de Belastingdienst, waardoor risico’s ontstaan bij een controle.

Oplossing: Met de geautomatiseerde rittenregistratie van Fleetassist worden alle ritten volledig automatisch vastgelegd: begin- en eind kilometerstand, tijdstip, adres en het type rit (zakelijk of privé). Zo ben je altijd fiscus-proof en voorkom je discussie met de Belastingdienst. Bovendien biedt de oplossing realtime inzicht in rijgedrag en voertuig locaties.

2. Vergeten onderhoudsplanning en APK

Een vergeten APK-keuring of verlopen verzekering kan leiden tot hoge boetes, stilstand en zelfs het tijdelijk niet mogen gebruiken van een voertuig. Daarnaast kunnen onvoorziene storingen de productiviteit flink verstoren en de kosten laten oplopen.

Oplossing: Fleetassist biedt onderhoudsplanning met automatische meldingen voor APK, onderhoudsbeurten, bandenwissels, verzekeringen en leasecontracten. Zo heb je nooit meer verrassingen en voorkom je onnodige stilstand. Dit levert niet alleen kostenbesparing op, maar verhoogt ook de veiligheid en betrouwbaarheid van je wagenpark.

3. Geen inzicht in brandstofverbruik

Brandstof is vaak de grootste variabele kostenpost binnen een wagenpark. Zonder inzicht in verbruik en rijstijl is het lastig om grip te krijgen op kosten. Hard optrekken, onnodig stationair draaien en hoge snelheden leiden tot fors meer brandstofkosten én extra slijtage.

Oplossing: Fleetassist biedt brandstofbeheer in combinatie met rijstijlanalyse. Je krijgt inzicht in het verbruik per voertuig en per chauffeur, inclusief rapportages over eco-driving. Zo kun je chauffeurs coachen op zuiniger rijgedrag en tot wel 10-15% besparen op brandstof. Dit draagt direct bij aan lagere operationele kosten en verduurzaming van je wagenpark.

4. Tachograafdata niet tijdig downloaden

Transportbedrijven zijn wettelijk verplicht om tachograafgegevens op tijd te downloaden en te bewaren. Handmatig downloaden is tijdrovend en foutgevoelig. Wie dit te laat doet, riskeert hoge boetes en mogelijke problemen bij inspecties van de ILT.

Oplossing: Met het tachograaf beheer van Fleetassist wordt de data automatisch en op afstand gedownload. Alle gegevens worden veilig opgeslagen en zijn eenvoudig te analyseren. Zo voldoe je altijd aan de wettelijke eisen, zonder extra administratieve lasten, en houd je overzicht over rij- en rusttijden van je chauffeurs.

5. Geen integratie tussen systemen

Veel bedrijven gebruiken nog steeds losse systemen: een apart systeem voor ritregistratie, een ander voor brandstofbeheer en weer een voor onderhoud. Dit zorgt voor dubbel werk, onvolledige rapportages en gebrek aan overzicht.

Oplossing: Fleetassist integreert al deze functionaliteiten in één gebruiksvriendelijk dashboard. Hierin heb je direct inzicht in ritten, brandstofverbruik, onderhoudsplanning, tachograafdata en assetbeheer. Dankzij API-koppelingen is het systeem eenvoudig te verbinden met andere bedrijfsapplicaties, zodat je altijd werkt vanuit één centrale bron van waarheid.

Conclusie: efficiënt wagenparkbeheer begint met inzicht

Het beheren van een wagenpark vraagt om overzicht, automatisering en grip op de kosten. Door bovenstaande fouten te vermijden en te kiezen voor de geïntegreerde oplossingen van Fleetassist, kun je flink besparen en je bedrijfsvoering professionaliseren.

Wil jij weten hoe Fleetassist jou kan helpen met slim wagenparkbeheer? Neem contact met ons op of vraag een demo aan.

Veelgestelde vragen over wagenparkbeheer

Wat kost wagenparkbeheer?

De kosten van wagenparkbeheer hangen af van het aantal voertuigen, de gewenste functionaliteiten en het type rapportages dat je nodig hebt. Fleetassist biedt flexibele pakketten, afgestemd op de grootte en behoeften van jouw bedrijf.

Hoe werkt ritregistratie voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan ritregistratie: start- en eindkilometerstand, adres, datum en doel van de rit. Met de ritregistratie van Fleetassist wordt dit volledig automatisch vastgelegd, zodat je altijd voldoet aan de regelgeving.

Hoe kan ik besparen op brandstof met mijn wagenpark?

Door rijstijlanalyse en eco-driving rapportages kun je onnodig brandstofverbruik verminderen. Fleetassist laat zien welke chauffeurs zuinig rijden en waar verbeterpunten liggen.