Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit

Het doel van de rapportageverplichting

In het klimaatakkoord dat in 2019 in Nederland is gesloten, is opgenomen dat de uitstoot van
CO2 flink verminder moet worden. Een van de afspraken is dat de CO2-uitstoot door
werkgebonden personenmobiliteit teruggedrongen moet worden met minimaal 1,5 megaton.
Er is op dit moment nog geen vast plafond waar u als werkgever onder moet blijven met de
uitstoot van uw bedrijf. Er is wel een gezamenlijk plafond vastgesteld, waar alle werkgevers
met 100 werknemers of meer samen onder moeten blijven.

CO2-reductie

In eerste instantie is het doel van de rapportageverplichting om gegevens te verzamelen
over de gezamenlijke CO-uitstoot zodat beoordeeld kan worden of de uitstoot onder het
plafond blijft. In 2026 vindt een evaluatie plaats. Als dan blijkt dat de uitstoot niet onder het
plafond is gebleven, zal in de regelgeving alsnog een maximum CO2-uitstoot per
reizigerskilometer worden opgenomen.

De rapportageverplichting helpt u als werkgever ook om inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot
van de werkgebonden personenmobiliteit van uw onderneming. Zo kunt u zelf al de eerste
stappen zetten om de uitstoot te verminderen en bijhouden of uw inspanningen tot de
gewenste resultaten leiden.

Moet u rapporteren?

Als uw organisatie 100 werknemers of meer heeft, valt u onder de rapportageverplichting.
Onder ‘organisatie’ verstaan we een onderneming of een rechtspersoon. Ook een publiek

rechtspersoon, zoals bijvoorbeeld een gemeente, valt onder de rapportageverplichting. Als
uw onderneming meerdere vestigingen telt die allemaal onder hetzelfde KvK-nummer vallen,
telt dat als één onderneming. Heeft u vestigingen in het buitenland? Die tellen niet mee.

Werknemers tellen

U hoeft alleen te rapporteren als uw onderneming 100 werknemers of meer heeft. Het aantal
werknemers wordt bepaald op 1 januari van het jaar waarover gerapporteerd wordt. Alleen
werknemers met een contract dat minimaal 20 uur betaald werk per maand garandeert. Alle
werknemers die na 1 januari in dienst komen, tellen niet mee voor het minimale aantal van
100 werknemers. De kilometer die deze werknemers maken, moeten wel meegenomen
worden in de rapportage.

Uw organisatie valt niet onder de rapportageverplichting als werknemers geen financiële
vergoeding krijgen voor woon-werkmobiliteit of zakelijke mobiliteit.

Gegevens verzamelen

Het eerste jaar waarover gerapporteerd moet worden is 2024. Het is dus belangrijk om
uiterlijk 1 januari 2024 de administratie van de werkgebonden personenmobiliteit van uw
organisatie zodanig op orde te hebben dat alle gegevens die nodig zijn voor de rapportage
beschikbaar zijn.

De gegevens die u nodig heeft zijn het aantal kilometers per jaar en de brandstof van alle
reisbewegingen die per auto, motorfiets, bromfiets, scooter, elektrische fiets, fiets, lopend en
het openbaar vervoer. Van elke reisbeweging moet u weten of het zakelijke mobiliteit is
(lease, eigen wagenpark, mobiliteitsdiensten en declaraties) of woon-werkmobiliteit. Het gaat
hierbij om alle ritten met een start en/of eindpunt in Nederland (de kilometers van de hele
reis tellen mee, ook de kilometers in het buitenland). Vliegreizen en bootreizen (bijvoorbeeld
de veerpont) tellen niet mee.

In de handreiking van de overheid vindt u op pagina 11 een uitgebreide tabel waarin deze
gegevens op een rijtje gezet zijn.

Zakelijke en woon-werkmobiliteit

Zakelijke mobiliteit gaat om alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met
uitzondering van woon-werkmobiliteit. Woon-werkmobiliteit gaat om het reizen van
werknemers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar gewerkt wordt. Het gaat hierbij
om de locatie waar normaal gesproken gewerkt wordt.

Mobiliteit die niet onder rapportageverplichting valt

Voertuigen met grijze kentekens en speciaal aangepaste voertuigen (bestelbusjes,
vrachtwagens en service-auto’s) vallen niet onder de rapportageverplichting, evenals ritten
van nood- en hulpdiensten en reizen van de bestuurder en conducteurs van een voertuig dat
is bedoeld voor het vervoer van personen tegen betalen (treinpersoneel, trambestuurders,
taxichauffeurs, en dergelijken). Ook het privégebruik van lease-auto’s en bedrijfswagens telt
niet mee.

Gegevens aanleveren over zakelijke mobiliteit

Lease en/of eigen wagenpark

Veel bedrijven hebben een eigen wagenpark of maken gebruik van lease-auto’s (ook
motorfietsen, bromfietsen en (elektrische) fietsen tellen we hierbij mee). Van deze
voertuigen moet u kunnen aangeven hoeveel kilometer er in het betreffende jaar met ieder
voertuig is gereden en op welke brandstof het voertuig rijdt. Ook moet u weten of de
gemaakte kilometers zakelijk vervoer zijn of overig vervoer (woon-werk en privé).

Zakelijke kilometers registreren

Voor de rapportage moet u weten hoeveel van de gemaakte kilometers per voertuig
zakelijke kilometers zijn. In het ritregistratiesysteem van Fleetassist is eenvoudig in te stellen
dat voor elke rit aangegeven moet worden wat voor soort rit het is: zakelijk, woon-werk of
privé. Zo heeft u aan het einde van het jaar een duidelijk overzicht van de gereden zakelijke
kilometers.

Werkt u met een systeem waarbij niet in de administratie terug te vinden is of de gereden
kilometers zakelijk zijn, dan kunt u de zakelijke kilometers onderscheiden via de forfaitaire
methode. Dit is een rekensommetje waarbij u van het totaal aantal gereden kilometers per
voertuigtype het woon-werkverkeer aftrekt evenals een vastgesteld gemiddelde (forfaitair)
voor privékilometers. De zakelijke kilometers blijven dan over. In de handreiking van de
overheid vindt u op pagina 20 een rekenvoorbeeld.

Mobiliteitsdienstverleners

We spreken van mobiliteitsdienstverleners als uw bedrijf een contract heeft met
dienstverleners van een specifiek vervoermiddel (bijvoorbeeld deelauto’s of deelfietsen), als
uw bedrijf gebruik maakt van een dienstverlener met integrale mobiliteitsoplossingen of als u
door een dienstverlener geholpen wordt bij het registreren van mobiliteit. Deze
dienstverleners leveren u de gegevens aan over uw zakelijke mobiliteit.

Ga op tijd met uw dienstverlener in gesprek om er zeker van te zijn dat u per 1 januari 2024 de juiste gegevens aangeleverd krijgt.

Declaraties

We spreken van zakelijke declaraties als werknemers de kosten van zakelijk vervoer eerst
voor eigen rekening maken en daar declaraties bij u voor indienen. Zakelijke declaraties
kunnen over alle soorten voertuigen gaan, inclusief ov en deelmobiliteit. Zorg dat u in uw
administratie per declaratie het type voertuig, de soort brandstof en het aantal kilometers
vastlegt. Van declaraties voor het openbaar vervoer hoeft u enkel de totaalprijs in euro’s te
registreren.

Maakt u gebruik van een declaratiesysteem? Ga dan met de aanbieder van het systeem in
gesprek om ervoor te zorgen dat het systeem op 1 januari 2024 alle benodigde gegevens
rapporteert.

Woon-werkmobiliteit

Woon-werkmobiliteit is het reizen tussen woon- of verblijfplaats van de werknemer en de
plaats waar de werknemer werkt. Waar woon-werkmobiliteit fiscaal gezien vaak
meegenomen wordt met het zakelijk verkeer, is dat in de rapportageverplichting
werkgebonden personenmobiliteit niet het geval. Hier zijn het twee aparte gegevensstromen,
dus zorg ervoor dat het in uw administratie ook twee aparte gegevensstromen zijn. De
gegevens die gerapporteerd moeten worden voor woon-werkverkeer zijn het soort vervoermiddel, het type brandstof en de jaarkilometers. Deze gegevens kunt u verzamelen
via een registratiesysteem of een enquête.

Registratiesysteem

Woon-werkverkeer registreren kan via een app of platform van een mobiliteitskaart of via
declaraties van alle gemaakte woon-werkreizen. Als alle medewerkers van een app of
platform gebruikmaken, kunt u de gegevens direct gebruiken. Als een deel van de
werknemers van het systeem gebruikmaakt, kunt u de gegevens van deze groep gebruiken
als vertegenwoordiging. U berekent dan aan de hand van de gegevens die u heeft de cijfers
voor de hele organisatie.

In sommige organisaties declareren werknemers hun kosten voor woon-werkmobiliteit. Zorg
er in dat geval voor dat u alle benodigde gegevens registreert bij het verwerken van de
declaraties.

Enquête

Maakt u geen gebruik van een systeem of declaraties? Dan is een enquête een goede
manier om de benodigde gegevens te verzamelen. In een enquête vraagt u medewerkers
naar hun woon-werkverkeer. Krijgt u niet van alle werknemers antwoord op de enquête?
Dan kunt u aan de hand van de ingevulde gegevens uitrekenen wat de jaarkilometers voor
het hele bedrijf zijn.

U kunt een enquête zelf uitzetten of er een bedrijf voor inschakelen.
Voor een uitgebreide toelichting op de enquête pagina 31 t/m 35 van de handreiking van de
overheid. In deze handreiking vindt u ook een rekenvoorbeeld dat u kunt gebruiken bij het
doorrekenen van de gegevens van een deel van de werknemers naar het hele bedrijf (deze
methode is gelijk voor de enquête en het registratiesysteem).

U heeft het rapportageformulier ingevuld. Wat gebeurt er nu?

Als u alle gegevens heeft ingevuld en het rapportageformulier verstuurd heeft, ontvangt u
direct een rapportage. Hierin staan alle mobiliteitsgegevens van uw organisatie. U krijgt in de
rapportage ook algemene tips en adviezen hoe u de duurzaamheid kan verbeteren en wie u
daarbij kan helpen.

De omgevingsdienst van de plek waar uw hoofdvestiging staat ziet erop toe dat u voldoet
aan de rapportageverplichting. De dienst controleert ook of uw gegevens kloppen. Het is
daarom belangrijk dat u alle gegevens goed bewaart.

In 2026 bekijkt de overheid hoe het gesteld is met de co2-uitstoot van het zakelijk en woon-
werkverkeer. Als de uitstoot onder het vastgestelde plafond is gebleven, blijft de
rapportageplicht bestaan zoals hij is. Blijkt dat het plafond wordt overschreden, dan gaat
krijgen werkgevers een maximale co2-uitstoot opgelegd. Werkgevers moeten daar dan
uiterlijk in 2030 aan voldoen.

Vraag advies

Heeft u behoefte aan advies over hoe u het beste kunt omgaan met het registreren van de
werkgebonden personenmobiliteit van uw organisatie? Neem dan contact op met de
adviseurs van Fleetassist. We helpen u graag bij het vinden van de mobiliteitsoplossing die
bij uw organisatie past.